Datenschutzerklärung — Werksbüro

1. Verantwortlich

OsAI — KI-Beratung & Entwicklung, Osman Öztopcu (Einzelunternehmen), Karolingerstraße 55, 70736 Fellbach · team@osai.solutions

2. Zwei Rollen

• OsAI ist verantwortlich für dein Nutzerkonto, Anmelde- und Sicherheitsprotokolle, Funktions-Cookies sowie Vertrags- und Abrechnungsdaten deines Betriebs.
• Dein Betrieb ist verantwortlich für alles, was ihr über eure Kundinnen und Kunden speichert (Kunden, Angebote, Rechnungen, Fotos, Annahmen). OsAI verarbeitet diese Daten nur im Auftrag deines Betriebs (Art. 28 DSGVO).

3. Aufruf der App

IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser- und Gerätekennung, Fehlermeldungen — um die App auszuliefern, Fehler zu finden und Angriffe zu erkennen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden automatisch gelöscht.

4. Nutzerkonto und Anmeldung

E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), Rolle, Zuordnung zum Betrieb und Anmeldezeitpunkte — um dich anzumelden und Berechtigungen zu prüfen (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Konten legt OsAI an; eine freie Registrierung gibt es nicht.

5. KI-Entwurf aus Sprachnotiz oder Text

• Aus deiner Arbeitsbeschreibung erstellt eine KI von Google einen Angebotsentwurf. Für echte Betriebe läuft sie in der EU (Vertex AI, Frankfurt); ohne diese Einrichtung ist die KI für echte Betriebe gesperrt. Vorführbetriebe mit Beispieldaten nutzen Google AI Studio — dort bitte keine echten Daten eingeben.
• Schutzfilter: Vor dem Aufruf entfernt ein fester Regelfilter Namen, Anschriften, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und IBANs aus getipptem Text; auch die Antwort wird gefiltert.
• Sprachaufnahme: Das Mikrofon ist nur während der Aufnahme aktiv. Die Aufnahme wird von der App nicht gespeichert, nur das bereinigte Transkript. Sprich nur die Arbeit ein, keine Namen oder Adressen.
• Keine automatisierte Entscheidung: Die KI macht Vorschläge; du prüfst und gibst jedes Angebot selbst frei. Angebote lassen sich auch ganz ohne KI anlegen.
• Je Entwurf wird ohne Inhalte protokolliert, welches Modell lief und wie viele Angaben der Filter entfernt hat.

6. Fotos

Fotos werden im Browser verkleinert, Standort- und Gerätedaten werden entfernt. Sie liegen privat in Frankfurt und sind nur für deinen Betrieb sichtbar.

• Intern oder für den Kunden: Neue Fotos sind intern. Nur Fotos, die du auf „Kunde sieht es“ stellst, erscheinen im PDF und am Annahme-Link; auf einer Rechnung nur die angehakten.
• Baustellenfotos ohne Beleg (Kamera-Knopf, „Später zuordnen“) löscht die App nach 30 Tagen, wenn du sie keinem Beleg zuordnest.
• Ohne Netz warten Fotos verkleinert im Speicher deines Browsers, bis sie hochgeladen sind; beim Abmelden werden sie dort gelöscht.
• KI: Ein Foto geht nur an die KI, wenn du beim Erstellen „Fotos der KI zeigen“ einschaltest — höchstens vier, verkleinert, nur über die EU-KI (Vertex AI, Frankfurt). Im Vorführmodus gehen nur feste Beispielfotos an die KI, nie deine eigenen. Was die KI aus einem Foto vorschlägt, ist als Schätzung markiert; du prüfst es vor der Freigabe.

7. Cookies und Browser-Speicher

Keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies. Nur was für die Funktion nötig ist oder deine Einstellung speichert:

• sb-…-auth-token — hält dich angemeldet
• za-design — gewählter Look (1 Jahr)
• za-tour, za-tour-spaeter, za-tour-laufend — Einführungs-Touren (1 Jahr / bis Browser-Ende / bis Tab-Ende)
• zack:show:runs — verkürzt die Entwurfs-Animation
• zack-fotos (IndexedDB) — Baustellenfotos, die auf Netz warten; nach dem Hochladen bzw. beim Abmelden gelöscht

8. Feedback an OsAI

Über „Feedback geben" kannst du uns Fehler, Wünsche oder Lob schicken. Gespeichert werden dein Text, die Art (z. B. Fehler), die Seite, auf der du warst (nur der Pfad, ohne Suchbegriffe), eine grobe Gerätebeschreibung (z. B. „iPhone · Safari · 390 px"), der gewählte Look, dein Betrieb, deine Rolle und der Zeitpunkt — damit wir das Problem nachstellen und die App verbessern können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

• Der Text geht per E-Mail an team@osai.solutions (Versand über Resend, EU).
• Zusätzlich bekommt OsAI einen kurzen Hinweis über Telegram — ohne deinen Text und ohne Angaben zu dir oder deinem Betrieb, nur die Art und die Seite.
• Wir löschen Feedback, sobald es erledigt ist, spätestens nach 12 Monaten.

9. Speicherorte und Dienstleister

• Supabase — Datenbank, Anmeldung, Dateien — Frankfurt am Main
• Vercel — Hosting, Server-Region Frankfurt
• Google Cloud — KI-Entwurf (siehe Abschnitt 5)
• Resend — Versand der E-Mails aus der App (Belege an deine Kunden, Anmelde-Mails, Nachricht bei Annahme eines Angebots, Feedback), Versand-Region EU (Irland); Antworten gehen an die Adresse deines Betriebs

Soweit Daten in die USA gelangen können, ist dies durch EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework abgesichert.

10. Deine Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Schreib an team@osai.solutions. Betrifft deine Anfrage Kundendaten deines Betriebs, leiten wir sie an deinen Betrieb weiter. Beschwerde: Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.